Im heutigen digitalen Zeitalter sind Videokonferenzen zur Norm geworden, vor allem, weil die Arbeit an entfernten Standorten immer häufiger wird. Erfolgreiche Videokonferenzen erfordern jedoch einen anderen Ansatz als herkömmliche persönliche Treffen. Hier sind 10 Tipps für effektive Videokonferenzen.
- Wählen Sie die richtige Plattform
Die Wahl der richtigen Plattform ist für ein erfolgreiches Online-Meeting entscheidend. Einige beliebte Optionen sind Zoom, Microsoft Teams, Gather oder ZEP. Vergewissern Sie sich, dass die Plattform über alle erforderlichen Funktionen verfügt, einschließlich Bildschirmfreigabe, Videokonferenz und Chatfunktion. Gerade bei Tools außerhalb des Arbeitsalltags ist das Interesse und die Konzentration größer, als bei Meetings auf altbekannten Plattformen. Gerne beraten wir Sie bei der Wahl der richtigen Online Plattform für ihr nächstes Meeting! - Testen Sie die Technologie im Vorfeld
Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Technologie im Vorfeld testen, um technische Probleme zu vermeiden. Vergewissern Sie sich, dass Audio und Video korrekt funktionieren und keine Hintergrundgeräusche vorhanden sind. - Legen Sie eine Tagesordnung fest
Legen Sie eine Tagesordnung für die Besprechung fest und teilen Sie diese den Teilnehmern im Vorfeld mit. Auf diese Weise können Sie den Ablauf der Besprechung steuern und sicherstellen, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind. - Ermutigen Sie zur Teilnahme
Ermutigen Sie alle Mitarbeiter zur Teilnahme, um die Besprechung interessant zu halten. Stellen Sie Fragen, moderieren Sie Diskussionen, und lassen Sie Zeit für Feedback und Fragen. - Seien Sie pünktlich
Beginnen Sie die Besprechung pünktlich und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer anwesend sind. Dies zeigt, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer respektieren, und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung. - Machen Sie es kurz
Videokonferenzen können ermüdend sein, daher sollten Sie sich kurzfassen und auf den Punkt kommen. Vermeiden Sie unnötige Themen und halten Sie sich an die Tagesordnung. - Verwenden Sie Bildmaterial
Nutzen Sie visuelle Elemente, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten. Dazu können Folien, Diagramme und Bilder gehören, die wichtige Punkte hervorheben. Zu viel Text ist dabei ein No-Go! - Verteilen Sie Rollen
Weisen Sie den Teilnehmern Rollen zu, wie z. B. die des Notizenmachers, des Zeitmanagers und des Moderators. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder eine Aufgabe hat und engagiert bleibt. - Machen Sie Pausen
Videkonferenzen können psychisch anstrengend sein, daher sollten Sie Pausen einlegen, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich auszuruhen und neue Energie zu tanken. - Kümmern Sie sich um die Nachbereitung
Setzen Sie sich nach der Besprechung mit den Teilnehmern in Verbindung, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Schicken Sie eine Zusammenfassung der Besprechung und alle zu erledigenden Punkte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass erfolgreiche Videokonferenzen Planung, Engagement und die richtige Plattform erfordern. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Online Meetings produktiv sind!
